Inzicht in jouw werkdruk  deel 1

Afgelopen vrijdag 3 mensen in mijn nabije omgeving horen klagen en zien bezwijken onder hoge werkdruk. Er middenin zitten, niet weten wat nu te veranderen. Heel veel argumenten aandragen waardoor ze knel zitten.

Vorige week op de radio; onderzoek van FNV draagt aan dat 25% van de thuiswerkers klaagt over hoge werkdruk. Het staat niet op zichzelf, het is van deze tijd. Of je nu thuis werkt of niet.

De vraag die ik vaak stel in zo een situatie is: gebeurt het je of laat je het gebeuren?

De time management matrix van Covey biedt snel inzicht: waar werk je in?

Kwadrant 1 zijn alle spoedgevallen; moeten NU opgepakt worden, dulden geen uitstel.

Kwadrant 2 is jouw planning, die je hoop ik al op je tafel hebt als je ’s ochtends start.

Kwadrant 3 is alles wat urgent is voor een ander, niet voor jou!!

Kwadrant 4 zijn afleiders door jezelf; bv uitstel gedrag omdat je niet weet waar je moet beginnen of geen zin hebt.

Als je wilt weten waar jouw tijd in gaat zitten en hoe je (meer) grip kunt krijgen over jouw dag, kijk dan eens goed in welk kwadrant jij het meeste werkt.

Waar ontstaat jouw werkdruk?

Kwadrant 1: dit is het kwadrant van stress! Kijk hoe je alle items die daarin belanden op een dag proactief kunt benaderen; wat kun je nu doen om dit een volgende keer te voorkomen? Als je voor jouw werk veel ad hoc klussen moet oppakken, reserveer deze tijd dan in jouw planning. Begin je achter de feiten aan te lopen en moet je veel brandjes blussen dan kan dit een enorme werkdruk veroorzaken.

Kwadrant 2: niet zoveel aan toe te voegen behalve dat dit jouw functie omvat en alles wat je op die dag af wilt hebben. (doe ik de juiste dingen?  Is mijn planning realistisch, staat mijn planning bomvol?)

Kwadrant 3: alles wat tussendoor komt en jij tussendoor laat komen! Loyale mensen, zachtaardige types, mensen die zich willen bewijzen; ze pakken deze vragen vaak reactief op: u vraagt wij draaien. Met coachingssessies ga ik hier altijd dieper op in; wat is nou de reden dat jij hier vertoeft….wat is er zo lastig om te zeggen ‘ik pak het graag op voor je, ik moet dan een andere taak die vandaag op de planning stond doorschuiven’. Of: ‘ ik moet deze taak nu eerst afmaken, kun je het een andere collega vragen? Zo niet dan pak ik het einde van de dag op’. En dat is de regie over je dag terugpakken! Waarbij je collegiaal blijft en assertief bent. En niet dat je zo lang vriendelijk blijft, jij de laatste bent die de computer uitdoet, thuis gaat sikkeneuren tot uiteindelijk de bom barst en agressief wordt. Een collega/ partner die men totaal niet herkent!

En dan nog kwadrant 4: best goed om hier af en toe in te vertoeven, als het maar niet teveel is.

Weet jij hoeveel tijd het kost als je afgeleid wordt en daarna weer moet focussen?

Nog een weetje: als je steeds wordt gestoord door pop-ups, verzoeken van collega’s, storende kinderen; weet je hoeveel tijd het je kost voordat je weer geheel gefocust bent op hetgeen je aan het doen was? Gemiddeld 18 minuten!!!!! Nou, reken maar uit waar jouw tijd in gaat zitten.

Kom je erachter dat jouw planning (kwadrant 2) te vol staat, trek dan tijdig aan de bel bij jouw werkgever. Als jouw collega uitvalt door Corona, een burnout of een andere reden en jij krijgt er werk bij; kijk samen met jouw werkgever wat prioriteit heeft en wat als eerste gedaan moet worden. Helaas mis ik in de verhalen van vrienden ook een luisterend oor: schrijf dan in een mail wat er die dag is blijven liggen en wat je de dag daarna oppakt. Blijf in ieder geval communiceren en hou je grenzen in de gaten. Uiteindelijk is het niet jouw probleem maar het probleem van de werkgever wat soms ongemerkt in jouw schoenen wordt geschoven.

De rek is eruit

Sta je te lang onder werkdruk dan is de rek er op een gegeven moment echt uit. En daar wordt niemand leuker, gezelliger en fitter van! Vergelijk het met een touw waar te lang spanning  op staat; bij teveel en te lange spanning knapt het touw. Echt; voorkom dit bij jou!

Meer tips

Mocht je tips willen om beter de regie te willen houden; kijk dan eens bij mijn andere blogs; ‘energiek de dag beginnen en afsluiten’. Mocht je hulp nodig hebben bij de regie over je dag behouden zodat je je werkplezier en energie behoudt; plan dan een coaching sessie met mij. Het is echt beter voorkomen dan genezen!

Hartelijke groet,

Cristel

ps deel 2 werkdruk komt volgende week!

Bel of mail mij: de investering zal zich dubbel en dwars terug verdienen!

Wil je dit onderwerp in een groep (leidinggevenden) bespreken: boek een gratis intervisie met mij. Dit kan zowel live op afstand als ook online.

Uw bedrijfscoach is een initiatief van CMC training & coaching; meer info kun je vinden op uwbedrijfscoach.nl.